Dicas para bom uso do e-mail corporativo

 

Diariamente, trabalhadores de todo o mundo lidam com uma ferramenta importantíssima no mundo do trabalho: o e-mail. Por mais simples que pareça, a troca de mensagens virtuais no ambiente corporativo ainda gera algumas dúvidas entre funcionários e superiores. Pensando nisso, o Blog da ABRH apurou algumas dicas para o bom uso do e-mail no trabalho. Confira:

Seja responsável

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que e-mails são documentos juridicamente válidos e podem sempre depor contra ou a favor de alguma pessoa. Por isso, pense bem antes de escrever bobagens. Use o e-mail com consciência.

Você é a imagem da empresa

Quando você envia uma mensagem de trabalho, você se torna um porta-voz da empresa. Ou seja, a imagem que as pessoas têm da organização para a qual você trabalha é a sua imagem. Não use termos pejorativos, gírias e frases coloquiais demais. Cuidado com a informalidade. Seriedade e comprometimento têm que partir da postura de qualquer profissional.

Erros de português

Erros de português são inaceitáveis na redação de e-mails corporativos. Conforme falamos acima, você é o representante da empresa e não pode se comprometer por conta de uma distração qualquer. Para evitá-la, leia e releia o que escreveu antes de enviar a mensagem. Com certeza você encontrará frases mal escritas, palavras que não se encaixam e, até mesmo, erros de digitação. Isso é normal e acontece por conta da correria do dia-a-dia. Aproveite essa revisão para corrigir tudo o que encontrar. Esse é um sinal de que, mais do que preocupado com a mensagem, o profissional respeita aquele que irá ler o conteúdo.

Conteúdo indevido

Receber e-mails com piadas, fotos, vídeos, correntes… tudo isso já é muito chato quando acontece nos endereços pessoais, imagine no e-mail do trabalho? Lembre-se que o seu e-mail é mais um espaço de relacionamento profissional. Logo, o funcionário deve usar seu tempo para as tarefas diárias, sem desperdiçá-lo com assuntos desnecessários. Guarde os emoticons, desenhos e caracteres criativos para o e-mail pessoal.

Diminua o risco de má interpretação

Use frases curtas, objetivas, simples e de fácil compreensão. Evite palavras e frases que possam sugerir duplo sentido. Tome cuidado especial com o tom da mensagem a ser enviada. É importante ir direto ao ponto, mas sem ser agressivo. Seja simpático e educado. Nunca é demais.

Cuidado com o campo “para”

Algumas configurações de programas de e-mail possuem uma ferramenta que completa automaticamente o endereço de e-mail do destinatário quando o remetente digita os caracteres iniciais. Muito cuidado. Olhe atentamente este campo para que a mensagem não seja remetida a alguém que não tem nada a ver com o assunto. Previna-se de um constrangimento desnecessário.

Envio de CVs

Nunca, em hipótese alguma, envie seu currículo ou candidatura para uma vaga por meio do e-mail corporativo. Não é bacana para quem envia e muito menos para quem recebe. Demonstra total falta de respeito pela organização para a qual o profissional trabalha. Automaticamente, quem recebe pode pensar que sua atitude pode se repetir no futuro ao ser contratado pela nova empresa. Não se queime no mercado por pouco.

Essas pequenas dicas são básicas, mas devem ser observadas por qualquer empregado. Mais uma vez, lembre-se que você pode responder juridicamente por tudo o que você escreve no seu e-mail. Não vacile!

 

Por Raissa Coppola no http://abrhnacional.org

 

 

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